Contoh Email Follow-Up untuk Melamar Magang

Magang merupakan salah satu pintu pertama untuk merasakan pengalaman kerja riil di dunia kerja. Prosesnyapun mirip dengan melamar kerja pada umumnya, seperti mengirim CV, cover letter, resume, portofolio, lalu lanjut dengan proses wawancara.

Layaknya proses melamar kerja, kadang proses melamar magang tidak semulus yang kamu inginkan. Kamu sudah kirim resume magang tapi tidak dibalas? Atau tidak dikabarkan hasil wawancara? Mungkin kamu perlu mengingatkan rekruter melalui email follow up!

Berdasarkan Cambridge Dictionary, follow up berarti suatu tindakan yang dilakukan untuk menyelesaikan aksi sebelumnya—atau membuatnya lebih sukses.

Dalam hal lamaran kerja, contoh dari aksi sebelumnya termasuk:

1. Setelah mengirimkan resume

2. Setelah wawancara

3. Setelah batas akhir pengumuman

Salah satu caranya supaya sukses melakukan follow up adalah mengirimkan email!

Artikel dari The Balance Careers menyatakan bahwa sebagian besar hiring manager setuju bahwa menindaklanjuti dengan cara yang sopan dan profesional akan membuatmu lebih menonjol dibandingkan pelamar lainnya.

Dengan frekuensi yang tepat, email follow up dapat menunjukkan bahwa kamu adalah kandidat yang antusias. Namun jika berlebihan, hal ini juga bisa mengganggu rekruter sehingga pada akhirnya merugikan proses lamaran kerjamu. Email follow up dikirim maksimal 1 bulan saja dengan durasi 2 - 4x pengiriman.

Catatan: Ingat bahwa semua aktivitas yang dilakukan dalam proses lamaran kerja atau magang, termasuk email follow up adalah untuk memberikan sebanyak mungkin kesan positif kepada rekruter.

Tata Cara Mengirimkan Email Follow Up

Email adalah platform yang paling umum dan dinilai profesional untuk memulai proses pendaftaran kerja. Tim perekrutan menyukai email karena data pelamar dapat terdokumentasi dengan rapi sehingga mudah dicari, dan email juga memberi keleluasaan untuk membalas pada waktu yang sesuai.

Namun, jika proses sudah berlanjut dan rekruter lebih nyaman menghubungi via Whatsapp maupun cara lain, kamu bisa mengikuti ketentuan dari rekruter tersebut.

Tantangan follow up melalui email adalah mencari cara agar email kamu bisa menangkap perhatian rekruter di antara ribuan email lainnya.

Sebagus apapun isi emailmu, jika bagian ini tidak menarik maka kecil kemungkinannya untuk dibaca oleh rekruter. Buatlah kalimat yang menerangkan namun juga menarik.

Berikut adalah beberapa hal yang sebaiknya kamu tuliskan:

Subjek - Tuliskan posisi yang kamu lamar dan nama kamu di bagian subjek, sehingga hiring manager dapat mengetahui kepentingan email tersebut saat sekilas mengecek email.

Bagian pembukaan - Usahakan untuk menuliskan nama hiring manager. Hal ini akan menyampaikan bahwa kamu sudah berusaha mengenal rekruter dengan menuliskan email yang personal khusus sehingga ini menunjukkan kesungguhan kamu.

Contoh Email Follow Up

Dilansir dari The Muse, berikut adalah beberapa contoh email follow up yang biasanya diperlukan di dalam lamaran magang dan kerja:

Contoh #1 - Follow up untuk resume

Timeline: 1-2 minggu setelah mengirimkan resume

Hal yang paling terutama adalah:

1. Tuliskan job title yang dilamar

2. Tuliskan kapan kamu mengirim lamaran kerja tersebut

3. Berikan deskripsi singkat tentang diri kamu yang tentunya relevan dengan posisi yang diinginkan

4. Akhiri dengan Call To Action (CTA)

Jangan lupa untuk melampirkan kembali dokumen seperti CV, cover letter, dan portofolio agar mempermudah rekruter saat mengumpulkan informasi tentang dirimu.

Contoh #1

Kepada Bapak/Ibu [nama],

Hiring Manager [nama perusahaan],

Perkenalkan saya [nama] dari UPN Veteran Jawa Timur jurusan Ilmu Komunikasi semester 6. Sekitar 2 minggu yang lalu [2], saya mengirimkan lamaran magang untuk posisi Branding Intern[1], namun sampai saat ini saya belum mendapatkan balasannya. Saya ingin konfirmasi penerimaan lamaran saya dan sekaligus memperkenalkan diri kembali.

Dengan pengalaman ini, saya yakin dapat menjadi aset tambahan yang berharga untuk perusahaan anda. Terlampir adalah CV, cover letter, dan portofolio saya. Jika anda butuh informasi lebih lanjut, saya bisa dihubungi di email jon.doe@gmail.com atau nomor telepon 0878xxxxxxx. [4]

Terima kasih untuk kesempatannya. Saya berharap mendengar kabar baik dari anda.

Salam,

[nama lengkap]

Jika setelah mengirimkan CV namun kamu belum mendapat balasan dari hiring manager, kamu bisa mengirimkan pesan ini melalui email maupun menghubungi via LinkedIn dengan template yang serupa.

Contoh #2 - Follow up untuk wawancara

Timeline: Beberapa jam setelah pertemuan

Ini adalah kesempatan mengungkapkan terima kasih pada hiring manager atas waktu yang disediakan [1].

Agar lebih berkesan, kamu juga bisa menuliskan ulang bagian dari percakapan yang paling diingat [2]; baik itu tentang perusahaan maupun kesamaan personal dengan rekruter.

Jika diperlukan, kamu juga bisa melengkapi jawaban susulan dari pertanyaan yang dirasa kurang maksimal saat di wawancara [3].

Berikut adalah contoh templatenya:

Contoh #2

Kepada Bapak/Ibu [nama],

Terima kasih untuk percakapannya hari ini [1], saya senang mengenal dan belajar lebih tentang [nama perusahaan] dan proyek X yang sedang dikerjakan [2]. Saya semakin yakin bahwa ini adalah posisi pekerjaan dan waktu yang tepat baik bagi perusahaan maupun diri saya, dan saya siap untuk membuktikannya.

Berikut terlampir informasi tambahan terkait [pertanyaan] yang kita perbincangkan tadi. Jika butuh diskusi lebih lanjut, saya sangat terbuka untuk menjelaskannya kembali. [3]

Sekali lagi, terima kasih atas waktunya hari ini dan saya berharap bisa berbincang lebih banyak lagi dengan anda kedepannya.

Salam,

[nama lengkap]

Catatan: Semoga liburan di Jogja akhir pekan ini menyenangkan. Jangan lupa mampir ke gudeg ternikmat se-Jogja: Gudeg Bromo! [2]

Pernyataan tambahan mengenai hal personal ini membuktikan bahwa kamu mendengarkan percakapan dengan seksama dan menunjukkan kemampuanmu menjalin hubungan dengan orang baru dengan cepat.

Contoh #3 - Follow-Up Pengumuman Hasil Akhir

Timeline: 2-5 hari setelah deadline yang ditentukan

Banyak orang yang tidak mengetahui hal ini, namun sesungguhnya seorang pelamar kerja berhak menanyakan kapan dia akan diberikan konfirmasi hasil akhir. Menanyakan hal ini ketika wawancara agar bisa di follow up nantinya.

Perlu dimengerti bahwa keputusan untuk menerima karyawan baru berbeda di setiap perusahaan, bahkan tergantung urgensi dan kebutuhan divisi. Email follow up dapat membantu mengingatkan rekruter tentang proses kamu, namun jangan sampai membuat mereka terganggu/kewalahan. Jadi, pesan ini harus memberi kesan friendly reminder.

Contoh #3

Dear Bapak/Ibu [nama],

Saya harap anda sedang dalam kondisi yang baik. Kemarin saya baru melihat postingan baru tentang tren e-commerce 2020 yang anda posting, dan artikel itu sangat penuh dengan ilmu!

Saya juga ingin konfirmasi ulang. Berdasarkan percakapan kita minggu lalu, hasil untuk posisi Branding Intern akan diumumkan minggu ini. Apakah sudah ada kabar? Jika ada yang perlu saya kerjakan untuk membantu proses pengambilan keputusan anda, saya sangat terbuka untuk melakukannya.

Terima kasih,

[nama]

Tips terakhir adalah selalu lanjutkan percakapan di rangkaian email yang sama. Ini akan mempermudah pembaca untuk cek referensi dari percakapn yang selanjutnya, terutama ketika anda sudah di tahapan akhir.

Artikel di atas merupakan bentuk kolaborasi UPN Veteran Jawa Timur bersama RevoU